Vijf vuistregels voor een succesvolle implementatie van HR software
18 jan 2016

Bedrijven streven steeds naar een zo vlot mogelijke implementatie van HR software, maar dat is niet altijd even gemakkelijk. Een implementatiemethodologie kan helpen om via een projectmatige aanpak het hele traject te doorlopen. Ook de 'close to customer' invulling van uw HR software provider, die tenslotte de expert is in de materie, kan een doorslaggevend aspect zijn. Enkele vuistregels zijn hierbij cruciaal.

1. Heldere business case

Onze ervaring leert dat de meeste business cases, als die er al zijn, zeer ‘technisch’ beschreven zijn. Dat is noodzakelijk, het is tenslotte een IT-project, maar dekt niet de volledige lading. De business case dient vooral te illustreren welk rendement men van de investering verwacht op welke termijn. Het financieel rendement betreft de reële impact op het cijfer, op het aantal FTE’s, op efficiëntie, op de bestaffing van het HR departement… De bredere ROI betreft het faciliteren van de communicatie en interactie rond HR data, het leggen van eigenaarschap bij de lijn om zelf hun teamdashboards als sturingsinstrument te gebruiken, het ‘branden’ van de organisatie door de functionaliteit voor de diverse HR processen, ook te matchen met de externe (marketing-) branding, en organisatiedoelstellingen zo goed mogelijk te aligneren met een flexibele en wendbare workforce.

2. Timing, budget en change

Eens intern de beslissing is genomen om te digitaliseren, moet het meestal snel gaan. Toch is het belangrijk het spreekwoordelijke stapje achteruit te zetten en te analyseren aan klantzijde wat mogelijke risico’s en constraints zijn. Zijn er voldoende resources beschikbaar tijdens de implementatiefase, zijn deze resources correct gebrieft over de finaliteit van het project, is er voldoende integratief vermogen aanwezig, is er veranderingsbereidheid en –vermogen: een HR software impacteert immers de hele organisatie in de way of working. En tenslotte: de meeste organisaties kiezen voor een standaardproduct, maar de wishlist groeit doorgaans tijdens het implementatieproces. Dit moet afdoend gemanaged worden om gemaakte afspraken te kunnen nakomen. Zeker op vlak van budget is het goed een buffer te voorzien, elke gevraagde change kost immers tijd en geld.

3. Verwachte winst - What's in it for me

De hele organisatie wordt geïmpacteerd door het invoeren van HR tools. De verwachtingen van de verschillende stakeholders kunnen echter aanzienlijk verschillen. HR is al lang niet meer het exclusieve werkterrein van psychologen, HR moet over data beschikken waarmee ze de workforce kan organiseren. Dit vertaalt zich concreet in het inventariseren, interpreteren, verwerken en rapporteren, zodat én de terugblik, én de real time status, én de toekomst kan worden gevisualiseerd. De ESS/MSS, het selfservice portaal van de medewerker/leidinggevende moet dan weer voldoende info en transparantie bieden over de eigen situatie, met uitgebreide integratiefunctionaliteit. Andere rollen binnen het systeem, zoals een externe partner login of een Financieel Analist, hebben ook eigen verzuchtingen. Essentieel is de 'what's in it for me' voor elke user zichtbaar te maken, met de nodige realiteitszin over wat wel en wat niet, maar vooral met nadruk op het nagestreefde comfort en gebruiksgemak.

4. Talent = 10 000 uren oefenen

De implementatie van een HR software is een project en een proces. Vanaf Go Live kan de organisatie terugvallen op de Servicedesk en blijft de consultant als spoc een dicht aanspreekpunt. Niettemin speelt er vaak een koudwatervrees, en/of zijn er andere urgente projecten aan klantzijde die de focus op de HR software beïnvloeden. We kunnen het niet genoeg benadrukken dat de HR software niet op z’n eentje wonderen zal verrichten: de nieuwe werkwijze, via de technologie, moet omarmd worden, moet worden geadopteerd, gebruikt, gewaardeerd. Hoe intuïtief en user centric de tools ook geconcipieerd zijn, het vergt enige oefening & discipline om er zich vertrouwd mee te maken en er vervolgens op te kunnen rekenen als solid virtual partner, die alle relevante HR data centraliseert, organiseert, visualiseert en deelt.

5. Maturiteit van de organisatie

HR software deed 15 à 20 jaar geleden haar intrede, met de eerste voorzichtige toepassingen op vlak van het automatiseren van HR processen. Vandaag stelt geen enkel bedrijf, groot of klein, nog het nut of de noodzaak ervan in vraag. Toch is het goed de maturiteit van uw organisatie af te stemmen op uw e_HR ambitie. Veel bedrijven overwegen vandaag een eerste aankoop, andere bedrijven zijn reeds aan een tweede of derde aankoop toe. Deze mate van ervaring beïnvloedt zowel de desiderata naar systeem toe, als de verwachtingen op het vlak van samenwerking. Ook de HR rol is in volle evolutie alsook het HR mechanisme, bv performance management krijgt een nieuwe dimensie en evolueert veel meer naar een dynamische en authentieke feedbackcultuur.

Conclusie:

Deze vuistregels in acht genomen, is bij de selectie van een partner/provider het ‘Close to customer’ aspect key. Goede relaties en een fijne samenwerking in functie van het beoogde gemeenschappelijke resultaat, daar zet Progreso maximaal op in.